Política de viagem do Wiki Movimento Brasil

O Wiki Movimento Brasil (WMB) considera que viagens são fundamentais para a realização de sua missão institucional. A participação em eventos e programas que envolvam deslocamentos é imprescindível para um efetivo protagonismo do WMB dentro do Movimento Wikimedia.

O objetivo desta política é garantir que viagens solicitadas e aprovadas em nome do WMB sejam tratadas de maneira isonômica e justa. Esta política também estabelece princípios razoáveis para o uso responsável e eficiente dos fundos comunitários do WMB.

Escopo

Esta política se aplica exclusivamente a indivíduos que viajarem em nome do WMB e cujos gastos de viagem sejam financiados pela própria organização. São beneficiários desta política, portanto, pessoas membras da direção, associadas, funcionárias do WMB e convidadas pelo WMB.

Esta política não se aplica a indivíduos que viajem em nome de outra organização ou que, mesmo como representante do WMB, recebam financiamento de outra organização.

Definições

• Viagem: tem início quando a pessoa viajante sai de seu domicílio ou local especificado na solicitação à equipe administrativa do WMB e se encerra quando a pessoa viajante regressa a seu domicílio ou local especificado na solicitação à equipe administrativa do WMB.
  • Não são considerados nesta definição deslocamentos inferiores a duas horas e deslocamentos que possam ser realizados por transporte público intramunicipal.
• Wiki Movimento Brasil (WMB): associação brasileira sem fins lucrativos afiliada à Fundação Wikimedia. Fundado em 2013, o WMB busca, entre outros objetivos: ampliar, qualificar e diversificar o conteúdo e a comunidade nos projetos da Wikimedia, em especial a Wikipédia; e apoiar a atuação de organizações sociais no ecossistema do conhecimento livre.
  • Diretoria do WMB: grupo de pessoas responsáveis pelas decisões de ordem executiva do WMB. Suas funções e responsabilidades são definidas pelo estatuto do WMB.
  • Pessoas membras do WMB: grupo de pessoas formalmente associadas ao WMB.
  • Pessoas funcionárias do WMB: grupo de pessoas com vínculo empregatício com o WMB. Em caso de sobreposição entre ser uma pessoa membra e funcionária, a pessoa será considerada na categoria de funcionária para fins desta Política.
  • Equipe administrativa do WMB: grupo de pessoas contratadas pelo WMB e responsáveis pela condução administrativo-financeira da associação. A equipe é chefiada pelo Gestor Administrativo.
• Viajante: qualquer pessoa cuja viagem de interesse da associação seja paga e aprovada diretamente pela equipe administrativa do WMB.

Princípios

1. As viagens no escopo desta política devem ser orientadas pelo planejamento estratégico do WMB.
2. Orientam pedidos e decisões sobre viagens: o propósito, a razoabilidade, a responsabilidade, a eficiência, a transparência, a segurança e o bem-estar climático.

Viagens de interesse do WMB

• São consideradas viagens de interesse do WMB aquelas destinadas à participação em eventos da Wikimedia para representar os interesses da associação.
  • Anualmente, será comunicada pela diretoria do WMB às pessoas membras uma lista de eventos considerados relevantes para a distribuição de bolsas, indicando o número de bolsas existentes para cada evento.
  • Quando necessário e cabível, será realizada uma seleção entre as pessoas membras do WMB para a distribuição de financiamento. As regras de seleção serão publicadas com antecedência.
• Viajantes devem atuar em conformidade com o código de conduta e a política de espaço amigável do WMB, além das regras de comportamento próprias aos eventos em sua viagem.
• Decisões do WMB sobre o financiamento a viagens levarão em conta os parâmetros estabelecidos no Plano de Diversidade do WMB.

Regulamento

1. Pedidos de viagem devem ser feitos exclusivamente por meio definido pela equipe administrativa do WMB.
   1. É de responsabilidade única e exclusiva da pessoa viajante a obtenção dos documentos necessários para a viagem.
   2. É de responsabilidade única e exclusiva da pessoa viajante a obtenção de seguro de viagem nacional ou internacional. A equipe administrativa do WMB poderá solicitar a comprovação de seguro. Em casos excepcionais e com autorização expressa da equipe administrativa do WMB, será possível solicitar apoio do WMB para a obtenção de um seguro de viagem.
   3. Situações em que a viagem não for realizada por falha na obtenção de documentos válidos e necessários por parte da pessoa viajante poderão acarretar um pedido de reembolso dos gastos já realizados com o financiamento disponibilizado pelo WMB.
2. Os planos de viagem no escopo desta política devem ser feitos exclusivamente pela equipe administrativa do WMB. Isso inclui: reserva, mudança e cancelamento do plano de viagem.
   1. Para o plano de viagem, deverão ser identificadas as tarifas mais baixas, na medida do possível e do razoável. Espera-se que todas as viagens aéreas ocorram na classe econômica e que as condições de alojamento sejam equivalentes às aprovadas para eventos da Wikimedia.
   2. Os viajantes não podem fazer seus próprios planos de viagem nem realizar gastos de viagem sem expressa autorização por parte da equipe administrativa do WMB. Gastos não autorizados não serão reembolsados pelo WMB.
   3. A equipe administrativa se reserva ao direito de modificar os planos de viagem caso não seja possível executar o plano anteriormente estabelecido ou por outros motivos ao critério da própria equipe.
3. Não serão autorizadas viagens de avião em percursos que possam ser realizados em menos de seis horas por outro meio de transporte regulamentar.
   1. Em casos excepcionais e com autorização expressa da equipe administrativa do WMB, será possível ajustar as condições deste ponto do regulamento.
4. Gastos de táxi serão reembolsáveis, quando não houver alternativas mais econômicas de mobilidade em contextos igualmente seguros. É indispensável apresentar recibos e notas fiscais comprobatórias. A solicitação prévia à equipe administrativa do WMB deve ocorrer com no mínimo duas semanas de antecedência; e a equipe administrativa do WMB decidirá com responsabilidade e razoabilidade sobre a aprovação ou não da solicitação.
5. Não serão reembolsados gastos de alimentação, a não ser em casos expressamente autorizados pela equipe administrativa do WMB.
6. Os viajantes podem associar suas viagens de interesse do WMB a passeios individuais, desde que não interfiram com a realização das atividades previstas na viagem nem acarretem gastos suplementares ao WMB.
7. Para a solicitação de reembolso (quando aplicável), as comprovações fiscais devem ser enviadas à equipe administrativa do WMB no prazo de até duas semanas após o término da viagem que tenha sido realizada em nome do WMB.
   1. As comprovações deverão ser enviadas eletronicamente à equipe administrativa do WMB. Serão apenas aceitos documentos com valor fiscal.
   2. Em casos excepcionais e com autorização prévia expressa da equipe administrativa do WMB, será possível ajustar as condições deste ponto do regulamento.
8. Os reembolsos autorizados pela equipe administrativa do WMB serão realizados no prazo máximo de seis meses a partir da entrega dos documentos fiscais comprobatórios.
9. A não ser em casos excepcionais e com autorização prévia expressa da equipe administrativa do WMB, o WMB não oferecerá subsídios diários (per diem).
10. Não estão autorizadas a pleitear financiamento de viagem ao WMB pessoas funcionárias da Fundação Wikimedia e de outros afiliados do Movimento Wikimedia. Essa regra não se aplica a pessoas que atuem como prestadoras de serviços nessas organizações.
11. Embora esta política pretenda ser abrangente, é impossível prever todas as situações que uma pessoa no seu escopo pode enfrentar. A equipe administrativa do WMB atuará de modo diligente, responsável e razoável em casos extraordinários. Espera-se que o indivíduo no escopo desta política atue com prudência e esteja em comunicação proativa com a equipe administrativa do WMB.
    1. Se uma pessoa viajante não seguir o regulamento desta política, o Wiki Movimento Brasil pode negar o reembolso e outras compensações solicitadas.

Comunicação

A comunicação oficial com a equipe administrativa do WMB deve ser feita por correio eletrônico, no endereço: secretariawmnobrasil.org

Aprovação e revisão

A aprovação desta política foi realizada na Assembleia Geral do Wiki Movimento, em 27 de fevereiro de 2023.

A revisão desta política será realizada a partir de solicitações oficiais encaminhadas à equipe administrativa do WMB quando e se forem aprovadas pela direção ou pela Assembleia Geral do WMB.

Esta política deve ser consultada online antes de qualquer viagem.

Referências

Este documento tem como parâmetro e referência:

• Wikimedia Foundation Travel and Expense Policy
• Wikimedia Foundation Travel Approvals Policy
• Wikimedia Deutschland Geschäftsordnungen
• Politique de voyage de Wikimédia France